Una to-do-list ben fatta migliora la tua vita, basta non commettere questi 7 errori

La magia degli elenchi.
Umbero Eco ne era affascinato, il chirurgo-giornalista-scrittore newyorchese Atul Gawande è convinto che sia uno strumento umile ma potente per “fare andare meglio le cose”. Tutti e due hanno scritto un libro sull’argomento. Scrivere la lista delle cose da fare può sembrare un modo ordinato per tenere sotto controllo tutti gli impegni della giornata o della settimana, ma se fatto male complica la vita. Dopo un periodo di grande stress sul lavoro, la statunitense Paula Rizzo ha studiato diversi modi di utilizzare gli elenchi per essere più produttivi e meno sovraccarichi in ufficio, passare più tempo con la famiglia e avere più tempo libero. Sul suo sito Listproducer.com Rizzo offre consigli e corsi su come fare le to do list perfette. Quando segnano su un post-it le attività da portare a termine, molti di noi compiono gravi errori, che bisognerebbe correggere subito. Secondo Paula Rizzo ci sono sette cose che non dovremmo mai scrivere sulla nostra to do list:

1. Azioni abituali o ripetitive
Quelle che si fanno ogni giorno lavorativo, come controllare la posta elettronica o partecipare a una riunione quotidiana con i colleghi. Non hanno bisogno di essere ricordate né programmate ma devono essere fatte in modo automatico, senza la necessità di metterle in lista.

2. Compiti che continui a riscrivere (ma non completi mai)
Se un’attività continua a riapparire sulla lista perché continui a rimandarla, questo significa che non hai intenzione di farla. Non è una priorità, devi fartene una ragione. Dai a te stesso il permesso di depennarla e andare avanti.

3. Progetti a lungo termine
Finiscono all’ultimo posto del promemoria fin quando la deadline non è così vicina che diventano emergenze dell’ultimo minuto. Invece che mettere nell’elenco un progetto lungo e ambizioso, che può apparirti più grande di te, meglio scomporlo in piccoli passi più gestibili. Rovesciare la to do list e seguirla dal basso verso l’alto, una volta alla settimana, può aiutare a concludere anche i progetti a scadenza più lontana, senza stress.

4. Attività che puoi delegare
Guardate il vostro elenco e capite quali elementi possono essere assegnati ad altri, perché se ne occupino al posto vostro. Delegare vi permetterà di avere più tempo per fare quello che vi rende felici o vi fa guadagnare soldi.

5. Un lavoro che richiede cinque minuti
Se si riesce a portare a termine qualcosa in pochi minuti, allora non vale la pena scriverlo ma conviene farlo subito. Meglio utilizzare la to do list per impegni che richiedono tempo e fatica.

6. Troppa carne al fuoco
Una lista può servire come pensatoio, una sorta di deposito per il cervello, ma in questo modo può trasformarsi in una quantità di lavoro senza fine. Gli elenchi lunghi possono essere paralizzanti. La soluzione è fare brevi to do list quotidiane tratte dalla lista principale, settimanale o mensile. In questo modo si fissano anche quali sono i compiti prioritari. Bisogna essere realistici sulle proprie capacità e ammettere che molto probabilmente si potranno realizzare tre – cinque obiettivi al giorno, non di più. Avere una lista breve vi porterà piccole vittorie che vi daranno fiducia e desiderio di andare avanti. Bisogna scrivere solo quello che si è sicuri di avere il tempo e le risorse per fare.

7. Compiti troppo generici
È inutile scrivere “lavorare su quel progetto”. Il task poco preciso può essere una scusa che diamo a noi stessi per rinviare. Imporsi piuttosto di portare a termine piccole parti del lavoro, come “sistemare l’ultima parte del progetto”. Sarai più determinato a farlo. Via: businessinsider